バーベキューの幹事が初めての人へ 案内メールや食材の量をご紹介!

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会社でバーベキューを開催することになった。

バーベキューの幹事は初めてだから何をすればいいかわからない。
バーベキューの案内メールはどうやって書いたらいいの?
食材の量の目安がどのくらいなのか知らないと準備できない。

そこで、バーベキューの幹事に必要なことをまとめてみました。

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バーベキューの幹事を初めてやるのに必要なことは?

バーベキューは春から秋にかけて楽しむことができます。
なので、仲のいい友達や会社の同僚と
バーベキューを楽しむ人も多いですよね。

会社でバーベキューを開催するとなると
幹事が必要となりますが
初めて幹事を任された人からすればわからないことが多いものです。

もともとアウトドアが好きで
バーベキューをよくやっている人であれば
段取りがわかるので準備するのも苦になりませんが
バーベキュー初心者が幹事をするのはとても大変です。

何から手を付けていいのかよくわからないので
悩むことも多いのです。

そこで、ここからはバーベキューの幹事を初めてする人向けに
幹事がやらなければいけないことを5つご紹介します。
このリストを参考に準備を進めてみてください。
 
 
 
1.場所選び

バーベキューをするときは参加人数が決まってから
場所選びをするのではなく
先に場所選びをすることが大切です。

バーベキューを行う場所によっては
参加できない人もいるかもしれませんので
どこで行うのか先に決めるようにしましょう。

<場所選びのポイント>

・開設期間、営業時間、定休日

・アクセス(駐車場はあるのか)

・用具持込は可能かレンタルか

・食材の販売はあるか

・炊事棟・調理可能な水場の有無

・使用料金

・トイレの有無

・雨の日が降っても大丈夫か
雨の日でもバーベキューができる場所はこちらを参照ください。
 
 
 
2.バーベキューの開催告知

場所が決まったらバーベキューに
参加する人に告知をします。

人数が少ないなら電話やメールでも十分ですが
人数が多いと大変なのでプリントを配布しましょう。
 
 
 
3.道具や食材の準備

バーベキューの道具は最低でも3日前までに用意が必要です。
食材は前日までに用意するとよいです。

<バーベキュー持ち込みで必要な道具>

・バーベキューコンロ

・炭

・網、鉄板

・着火剤

・チャッカマン(ライター)

・軍手

・炭バサミ

・レジャーシート

・トング

・クーラーボックス

・水タンク

・保冷剤

・お皿、箸、コップ

・スポンジ、洗剤、タワシ

・ゴミ袋

・救急道具

・布巾、ティッシュ
 
 
 
<あると便利なもの>

・バーナー

・うちわ

・いす

・テント

・タープ
 
 
 
<食材>

・牛肉、豚肉、鶏肉、ウインナー

・魚介類

・焼きおにぎり

・キャベツ

・ナス

・ピーマン

・とうもろこし

・玉ねぎ

・にんじん

・トマト

・アスパラ

・さつまいも

・エリンギ
 
 
 
4.当日の準備

バーベキューの幹事は当日30分か1時間前に到着
コンロを組み立てたり炭の火熾し
タープの設置など幹事はやることがたくさんです。

一人で行うのは無理なので
一緒に手伝ってくれる人を探して
協力してもらいましょう。
 
 
 
5.後片付け

バーベキューが終わったら後片付けが大切です。
きちんとゴミを分別して持ち帰る必要があります。
それも幹事の責任となりますので
みんなにゴミの整理や分別を手伝ってもらってください。
 
 
 
このように、バーベキューの幹事を初めてする人は
バーベキューをする前から後までの
流れを掴んでおくとスムーズに進めていくことができます。

シミュレーションなどをして
バーベキューの幹事を成功させてみてくださいね。

バーベキューの案内メールの書き方は?

バーベキューを開催するにあたって
案内メールを参加する人に送らないといけません。

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友人などに送るメールならさほど気を遣うことはありませんが
会社の上司や同僚となればきちんとした形式に沿って
案内メールを送る必要があります。

でも、初めてバーベキューの幹事をすることもあって
案内メールの書き方がよくわからないという人も多いですよね。
文例があると便利だと思う人もいますので
ここからはバーベキューの案内メールの書き方をご紹介します。
 
 
 
バーベキュー参加のご案内

すっかり春らしい温かい季節になりましたが
いかがお過ごしですか。

さて下記の日程でバーベキューを開催します。
皆様の御参加をお待ち致します。

日時:〇月〇日(曜日)

時間:〇時から〇時を予定

場所:〇〇公園

費用:〇〇円
*参加費用は事前に幹事が徴収します。

キャンセル方法と期限:(キャンセル料など)

なお、問い合わせ及び御参加される際は
〇月〇日まで下記にご連絡ください。

〇部〇課
担当:名前
内線:番号
 
 
 
バーベキューの案内メールを出したら
出欠連絡をもらいリスト化にしましょう。

そして、バーベキューの役割分担をお願いした人には
再度メールをすることが大切です。
 
 
 
〇〇公園のバーベキューまであと2日!

日時:〇月〇日(曜日)

時間:〇時から〇時を予定

場所:〇〇公園

費用:〇〇円
*参加費用は事前に幹事が徴収します。

参加予定者:〇〇人

欠席の連絡先:当日欠席する場合は幹事まで連絡下さい。

携帯番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
 
 
 
あとは当日に遅刻や欠席の人が連絡する可能性があるので
連絡をすぐ取れる環境にしておきましょう。

そして、参加名簿があるとすぐに出欠を確認できるので
必ず印刷しておきましょう。
 
 
 
これで、バーベキューの案内メールは大丈夫ですね。
やることは多いですが、参加名簿を作れますので
準備がスムーズになりますね。

バーベキューの食材の量の目安はどのくらいなの?

バーベキューの場所の手配や案内メールなど
順調に準備を進めていくと
次に疑問に思うのが食材の量の目安です。

手ぶらバーベキューでも持ち込みの食材であっても
どのくらい用意すればみんなが満足のいく量になるのか
よくわかりませんよね。

そこで、ここからはバーベキューの食材の量の目安
ご紹介しますので参考にしてみてください。
 
 
 
・お肉の量=300g×男の数+200g×女の数+100g×子供の数

ソーセージやベーコンも肉類も含まれます。
多めに用意しておくと火力が安定するまでの
つなぎになりおつまみにもなります。
子供でも食べやすいので色々な種類を用意してみましょう。
 
 
 
・魚介類=50g×大人の人数

食材の量を見ると少ないように感じますが
魚介類はお肉よりも焼くのに時間がかかります。
なので、お肉を優先して食べるのでこの量でも大丈夫です。

ホタテやサザエなどの貝は1人1個ベースで用意し
アサリなど小さい貝は1人5個で計算しましょう。
 
 
 
・野菜

野菜を用意するときは焼くものと焼かない物に分けます。
焼き野菜、サラダなど用途に合わせて準備してください。

野菜の基本的な量

・トマト1/4個

・きゅうり1/4本

・じゃがいも1/4個

・さつまいも1/6個

・きのこ1/3パック

・ピーマン1/2個

・なす1/3本

・たまねぎ1/5個

野菜は少量ずつ多くの種類があるほうが
みんなの満足度が高いので準備してみてください。
 
 
 
・シメ=1/3パック

シメの焼きそばなどは通常一人前1玉を3人分
カウントするとちょうどいい量になります。

焼ききれなかった野菜やお肉、魚介を入れて
具だくさんに作ることができます。

焼きおにぎりやパンなどをシメにするときも
通常の一人前を3人で食べる計算で大丈夫です。
 
 
 
・デザートはお好みの量

バーベキューの参加者で女性が多いと
デザートをあると嬉しいものです。
男性が多いとお酒がメインになりやすいです。

よって、メンバー構成によってデザートの量が
異なりますので調整してみましょう。
 
 
 
このように、バーベキューの食材の量の目安は
1人分の量が分かると準備しやすいですよね。

人数が決まったらみんなが満足のいく
食材を選んで準備してみてください。

まとめ

いかがでしたか?
バーベキューの幹事はとても大変なことが多いですが
メリットだってたくさんあります。

人との自然な出会いがあって人脈にもつながりますし
ありがとうと声をかけてくれる人もいます。

バーベキューの幹事は責任感が大きいですから
気遣いが自然と生まれて大人磨きにつながります。
ぜひ、幹事を成功させて素敵な大人へと成長しましょう。

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